Diver est passé d'un outil de vente à une solution de business intelligence étendue à toute l'entreprise. Diver fournit une solution d'analyse data qui touche 80% des produits vendus dans l'industrie du vin et des spiritueux. Le service comptabilité d’Allied Beverage gagne 3 jours par mois, soit 15% du temps d’un comptable, grâce à la capacité de Diver à facturer automatiquement les fournisseurs, ce qui lui permet d’économiser 20 000 dollars par an. "Program Advisor" permet à Allied Beverage de calculer et de diviser facilement les objectifs à tous les niveaux, ce qui permet de gagner du temps.Contexte
Allied Beverage est le plus grand distributeur de vins et de spiritueux du New Jersey et se classe parmi les 10 plus grands distributeurs américains. Les racines de Allied Beverage remontent à l'abrogation de la prohibition au début des années 30. La société propose les produits des principaux fournisseurs mondiaux de boissons alcoolisées, car elle répond aux besoins des magasins spécialisés, des restaurants, des hôtels, des bars et des discothèques. En 2017, Allied Beverage a fusionné avec Breakthru Beverage New Jersey, ce qui a permis d'augmenter les revenus de l'entreprise de 30%. La société est client de Dimensional Insight depuis 2000.
Le challenge
Allied Beverage ne se contente pas de sa position de leader et recherche en permanence des moyens d’améliorer ses processus et de maximiser ses revenus. Le contexte général du secteur des vins et spiritueux est difficile et très concurrentiel. Ses défis au quotidien sont nombreux:
- Fusion des activités: en fusionnant avec Breakthru Beverage, Allied Beverage a dû intégrer ses ressources humaines, ses processus et sa technologie;
- Gestion des fournisseurs: la société fait appel à 550 fournisseurs de vins et de spiritueux. Certains fournisseurs sont des petites entreprises, qui comptent sur Allied Beverage pour leur fournir des données et des rapports. Allied Beverage a elle-même peu de salariés pour gérer ces demandes. Une gestion efficace du temps est donc essentielle.
- Tarification incitative au détail : Allied Beverage reçoit des suggestions des fournisseurs sur la tarification de leurs produits. Ils proposent des incitations aux détaillants, qui sont souvent faites dans un format incohérent.
- Stock prévisionnel : la prévision est un art! Il faut trouver arbitrer entre un stock excessif et un stock trop faible avec une perte de revenus potentiels.
Le but
Allied Beverage avait plusieurs objectifs en souhaitant prendre des décisions plus éclairées à partir de ses données:
- Le service commercial avait besoin de visualiser les ventes quotidiennes et de pouvoir plonger dans les détails pour comprendre pourquoi tel produit en se vendait pas.
- L'entreprise avait besoin d'une solution centralisée pour suivre l'efficacité des programmes et fournir aux commerciaux un aperçu quotidien de leurs réalisations par rapport aux objectifs.
- Le service des achats devait comprendre les niveaux de stock pour améliorer les commandes et travailler avec les ventes pour optimiser la gestion des stocks.
- La comptabilité devait automatiser la facturation aux fournisseurs.
- La société recherchait un produit adapté à la technologie utilisée par ses fournisseurs. Avec la consolidation du secteur de la distribution, une solution standard du secteur aiderait également à fusionner les données entre entreprises.
La solution
Allied Beverage a implémenté la plateforme Diver de Dimensional Insight en 2000. En 20 ans, Diver est passé d'un outil de reporting des ventes à une solution de business intelligence impactant tous les services de l'entreprise : ventes, gestion, finances, achats.
Brian Margolies, DSI, a déclaré lors de son arrivée chez Allied Beverage en 2009: "L'objectif était de propulser Diver au-delà des ventes dans les autres divisions, et cela a été bien fait. L’une des pierres angulaires de la technologie, c'est la business intelligence proposée par Diver."
Voici comment l’entreprise utilise Diver:
- Ventes: chaque jour, la direction commerciale peut consulter les performances des divisions dans Diver. Le directeur consulte en direct la situation et, au besoin, se plonge dans les détails pour comprendre la cause de tout problème. En outre, le service commercial peut consulter les données d’achat ainsi que les stocks pour voir ce qui doit être vendu et s’assurer que le stock est suffisant pour les programmes en cours de lancement. Les chefs de produits peuvent voir les ventes par compte et comparer par rapport à l'année précédente.
- Achats: le service des achats utilise Diver pour suivre les stocks et les prévisions pour acheter les quantités idéales. Le service peut afficher différents types d’inventaire, tels que le stock actuel, le stock en réserve et le stock en détresse. Il génère également des rapports indiquant le nombre de jours en stock par marque et par référence produit (SKU). Si certaines marques ou références ont un nombre de jours en stock supérieur à la moyenne, l'entreprise peut développer des programmes de vente incitatifs sur ces produits.
- Comptabilité: le service comptabilité utilise Diver en association avec son système JD Edwards afin de générer des factures aux fournisseurs pour les incitations. Cela a permis de consolider les informations proprement et d'éviter à l’entreprise la saisie manuelle des factures.
- Program Advisor est une application de Diver qui permet de suivre et de mesurer l’efficacité des programmes de vente. Grâce à Program Advisor, Allied Beverage est en mesure de définir les objectifs du programme de vente pour les commerciaux. Ils peuvent ensuite se connecter à l'application pour obtenir des mises à jour en temps réel indiquant s'ils atteignent leurs objectifs. Allied Beverage est également en mesure de suivre les incitations et les paiements par le biais du programme Advisor. Cette capacité à suivre les programmes est importante, étant donné qu'Allied Beverage gère environ 20 programmes par mois pour le personnel des ventes. Ce nombre peut atteindre 50 programmes au cours des mois précédant les vacances de fin d'année.
Les résultats
Allied Beverage a constaté des améliorations dans son processus de prise de décisiongrâce au déploiement de sa plateforme Diver et de son programme Advisor. Bien que Allied Beverage ait eu du mal à quantifier le retour sur investissement de Diver au fil des ans, il est clair que la technologie a eu un impact majeur sur la société.
Le PDG est très concentré sur le retour sur investissement et la génération de revenus. L'utilisation croissante de Diver témoigne de son intuition selon laquelle la technologie est très utile et d’une grande valeur.
Allied Beverage a pu calculer l’impact de Diver sur les coûts dans au moins deux domaines. En comptabilité, Diver a automatisé le processus de facturation des fournisseurs. En évitant à l'entreprise d'entrer manuellement 250 factures par mois, Diver fait gagner 3 jours chaque mois, soit 15% du temps d'un comptable ou une économie d'environ 20 000 dollars par an.
Chacun apprécie les données que Diver met en lumière. Karl Mende, analyste commercial, déclare ainsi :"la rapidité et la précision de Diver sont sa plus grande valeur. Les dirigeants demandent une information il y a cinq minutes. Ils vont en réunion et pensent à quelque chose: puis-je obtenir cette information? Et Diver la rapporte instantanément. Ils ont l'air intelligent, l'entreprise a l'air intelligente, ils font passer leur message efficacement. L'information est juste là au bout des doigts."
La relation que Allied Beverage a eue avec Dimensional Insight pendant toutes ces années est également importante. Liliana Alfonso, DSI ajointe, travaille pour la société depuis le début du déploiement de Diver et affirme que le soutien de Dimensional Insight a été exceptionnel : "Dimensional Insight est une famille, même gigantesque! Je connais ces gens depuis 20 ans et ils vous mettent toujours à l'aise. Vous les appelez et en quelques secondes, votre souci est résolu."
Et demain?
La prochaine étape consiste à intégrer les données de Breakthru Beverage suite à la fusion. Heureusement, Breakthru Beverage était déjà un client de Diver. Même si certains champs de données sont configurés différemment, l’intégration sera plus facile!
Allied Beverage prévoit également de mettre à niveau son déploiement vers Diver 7.0, qui utilise des bases de données en colonnes. Cela signifie que Allied Beverage profitera de la vitesse et des performances accrues de cette technologie.
Conclusion
L’une des clés du succès d’Allied Beverage avec Diver réside dans le fait que l’entreprise s’est montrée réellement proactive pour informer ses utilisateurs sur la façon d’utiliser efficacement Diver.
Par exemple, Karl Mende a assisté à une session de formation avec Dimensional Insight. Il propose depuis aux utilisateurs des cours réguliers pour mieux les familiariser avec Diver. Ces cours sont dispensés aux niveaux débutant, intermédiaire et avancé et sont proposés tous les mois ou tous les deux mois. Allied Beverage teste également les utilisateurs pour s'assurer qu'ils maintiennent leurs compétences et progressent. "S'entraîner et utiliser Diver est probablement plus simple que d'autres sytèmes. C'est pourquoi je suis un partisan de Diver et pourquoi je l'ai toujours été. Diver représente un bon moyen pour nos utilisateurs d’accéder aux données dont ils ont besoin pour interagir avec eux."