Découvrez comment l'Université belge de Gand, a choisi DIVER pour développer son système d'information dans 3 secteurs : la gestion du budget du personnel, l'évaluation de ses politiques d'éducation et l'optimisation de ses programmes de recherche.

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Contexte

L'université de Gand (UGENT), en Belgique, est une institution importante avec plus de 41000 étudiants et 9000 employés. Depuis 2015, elle utilise la plate-forme DIVER de Dimensional Insight pour gérer son budget de fonctionnement et ses politiques de recherche et d'éducation.

Motivation : un choix audacieux

Philippe Depoorter, chef du bureau des applications TIC d'UGENT, rappelle que DIVER s'est imposé au terme de la procédure de sélection, face à des concurrents plus connus comme SAP, Microsoft ou IBM Cognos, sur la base de critères de sélection précis :

  • flexibilité de la plate-forme : la solution devait permettre des ajustements rapides en raison des changements fréquents de politique de l'université
  • facilité d'utilisation : l'utilisateur final devait être autonome, en dépit d'une intégration complexe des données
  • gestion agile : pour un budget adapté, la gestion du développement et de la maintenance devaient être réalisables par une petite équipe

« Nous avons pris une décision courageuse et nous n'avons aucun regret».

Universite Gand etudiant

Diver : une solution aux multiples facettes

La solution DIVER est utilisée pour 3 applications :

  • Gestion du budget du personnel : UGENT et Dimensional Insight ont créé l'application P-Sleuter (Clé P) pour répartir les budgets du personnel dans toute l'université. La plate-forme DIVER prélève des données très diverses à partir d'une multitude de sources. L'information comprend le nombre d'étudiants, le nombre de publications, les résultats d'études, les revenus provenant de projets de recherche et de brevets par faculté, par groupe et par cours.
  • Politique éducative : l'équipe à développé un programme d'évaluation des politiques dans l'enseignement supérieur (OWB). Le système fournit une visibilité sur les informations de chaque politique, ce qui permet à UGENT de réaliser les ajustements nécessaires. DIVER fournit des données telles que le nombre d'élèves et d'enseignants, leur niveau, le taux d'abandon ou le degré d'internationalisation. Cet outil est l'un des éléments qui remplacent l'examen du programme éducatif organisé tous les 6 ans par l'Organisation d'Accréditation des Pays-Bas et de la Flandre (NVAO) et constitue une importante condition d'exemption. La NVAO demeure responsable de l'accréditation de l'université.
  • Programme de recherche : comme de nombreuses autres universités, UGENT a des programmes de recherche en partenariat avec le secteur privé. Elle utilise One Office Technology Transfer pour les évaluer via DIVER quant aux revenus, au nombre de brevets ou de contrats issus de ces partenariats.

Mise en œuvre du projet : un développement agile

Une équipe de 3 employés d'UGENT et de 3 experts de Dimensional Insight ont développé ces 3 programmes en travaillant ensemble dès le démarrage. Philippe Depoorter explique : « dès le début, nous travaillons comme des partenaires comme s'il n'y avait pas de relation client-fournisseur. Les consultants de Dimensional Insight ont une excellente compréhension du monde universitaire et de nos besoins. Ils nous aident à identifier les meilleurs pratiques. C'est une source d'énergie positive. »

L'équipe a travaillé étroitement avec les utilisateurs finaux pendant les phases de développement : « le collègue qui a construit l'analyse fonctionnelle a créé des prototypes dans DIVER qu'il partageait avec les utilisateurs. Nous nous sommes appuyés sur la visualisation pour montrer les nouvelles fonctionnalités : dans ce cas, un prototype fonctionnait mieux qu'une présentation Powerpoint. Tous les 3 mois, nous avons livré un composant que les utilisateurs finaux pouvaient tester. Contribuer à des idées et fournir des contributions font partie de l'ADN de Dimensional Insight. Ce sont vraiment des personnes de terrain. »

Résultat

Des centaines d'employés utilisent un ou plusieurs outils de la plate-forme DIVER, à tous les niveaux de l'université : administration, départements politiques, groupes professionnels, facultés... Les droits d'accès diffèrent selon la position de chacun. La principale utilisation concerne l'évaluation des politiques : « dans le passé, les employés demandaient des informations régulièrement à plusieurs collègues. Cela a pris du temps mais désormais ils peuvent trouver les réponses par eux-mêmes. DIVER leur confère de l'autonomie et développe leur perspicacité. »

Les employés de l'université sont unanimement positifs, selon Philippe Depoorter : «l'apprentissage aisé, la facilité d'utilisation, la qualité des informations accessibles sont les éléments distinctifs de DIVER. Le système incite les employés à se l'approprier, à demander de nouvelles informations et, par conséquent, à produire de la valeur ajoutée pour chacun et pour l'organisation. Le travail n'est jamais achevé : il y a toujours une demande pour de nouvelles fonctionnalités. En outre, les sujets d'information sur les politiques changent constamment. Les outils de DIVER nous permettent de nous adapter à ces changements. Nous déterminons en équipe ce que nous allons mettre en place chaque trimestre. »

« DIVER est la clé pour résoudre nos problèmes » résume Philippe Depoorter. « Nous n'aurions jamais pu le faire sans les efforts conjoints des équipes d'UGENT et de Dimensional Insight. C'est une merveilleuse découverte

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