Témoignage client : la success story de Whistl. Découvrez comment cette société britannique spécialisée dans la logistique, a réduit ses coûts de 68% et optimisé l'exploitation de ses données en consolidant son ancienne solution avec DIVER
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Contexte

Whistl recueille, trie et traite les envois postaux et les colis au Royaume-Uni, avec une moyenne de 75 millions d'expéditions par semaine. La livraison effective est gérée par un tiers. Basée à Buckinghamshire, Whistl compte 1500 employés.

Motivation

Lieneke Happel, directrice informatique de Whistl, explique pourquoi sa société a voulu opérer un changement : la solution Microsoft s'est avérée trop étendue et donc trop onéreuse, particulièrement pour les coûts des licences de logiciels : « les partenaires Microsoft Gold avaient choisi un périmètre d'action limité avec une vision à court terme ».

Au-delà de la réduction des coûts, principale motivation de Whistl, l'entreprise souhaitait également obtenir plus de précision dans l'exploitation de ses données : « même si Whistl génère beaucoup de données de production, les utilisateurs finaux ne pouvaient absolument pas ni accéder à des données unitaires, ni zoomer sur le niveau de détail souhaité. Nous avons donc cherché un outil de reporting précis et centralisé pour tous les départements de l'entreprise».

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Solution Diver

Whistl s'est tourné vers Dimensional Insight aux Pays-Bas, spécialiste des technologies de l'information. Tout en consolidant la solution Microsoft, Dimensional Insight a développé une nouvelle data warehouse avec la solution Diver Platform. Lieneke Happel a été séduite par l'expérience, la connaissance de leur entreprise, une vision à long terme et une conception globale du projet de Dimensional Insight.

Mise en œuvre du projet

Whistl et Dimensional Insight ont défini conjointement le périmètre de la nouvelle solution. Pour la directrice informatique, la mise en place s'est très bien déroulée : « J'aime la façon dont Dimensional Insight pense en dehors des sentiers battus. Lorsque vous êtes au cœur de votre activité, vous avez tendance à suivre certains modèles, à adopter une routine. L'équipe de Dimensional Insight nous a mis au défi de sortir de ces carcans et nous a aidés à rester concentrés sur nos objectifs. Cela nous a par exemple conduit à reconsidérer d'un œil critique les fonctionnalités que le système devait exiger ».

Dimensional Insight a développé la plate-forme en suivant un processus agile de création, étape par étape, avec un suivi permanent. Pour Whistl, cette manière de travailler était une première introduction au déploiement de solutions en mode agile : « c'était une initiation très agréable grâce aux experts de Dimensional Insight.»

Une fois les fondations en place et les principaux rapports définis, l'équipe a commencé à migrer les fichiers source de l'ancienne vers la nouvelle plate-forme. Pendant ce processus, de nombreuses exceptions inconnues ou illogiques ont été découvertes, telles que des règles d'escompte spécifiques mal documentées. Il a fallu du temps pour les analyser et les inclure de manière adéquate dans la nouvelle solution.

Gestion des risques

Le passage à la nouvelle plate-forme s'est également bien déroulé. Après avoir exécuté les 2 bases de données pendant 2 semaines, Dimensional Insight a fermé l'ancien entrepôt de données définitivement avec 2 mois d'avance sur le calendrier prévisionnel.

« Cette fermeture entraîne toujours un risque mais nous l'avions anticipé, testé minutieusement », explique Lieneke Happel. « J'aime prendre des risques calculés tout comme l'équipe de Dimensional Insight. Heureusement, j'ai eu le soutien total de mes collègues membres du Conseil d'administration de Whistl. Ils ont compris que ce projet aboutirait à des réductions de coût significatives. »

Résultat

Lieneke Happel est enthousiasmée par le changement de solution : « la nouvelle solution implémentée fournit à 200 employés de Whistl des informations précieuses et précises. Ils sont désormais en mesure de générer des rapports ad hoc avec différents niveaux d'agrégation, sans avoir besoin de l'aide de nos experts en Business Intelligence. Les informations peuvent être aussi détaillées que le numéro d'un article, son poids ou le motif du traitement. Ce nouveau système apporte de la transparence à tous les niveaux de données, tels que le suivi des colis ou le détail des volumes par client.

La nouvelle Data Warehouse tient ses promesses et a entraîné une baisse des coûts de 68% par rapport à la solution précédente. Les coûts des licences de logiciels, de maintenance et du support ont considérablement diminué. L'équipe Business Intelligence de Whistl n'a plus besoin de générer plusieurs fois des dizaines de rapports destinés à seulement quelques personnes.

Le même nombre d'employés peut faire désormais beaucoup plus et beaucoup mieux. Chacun apporte sa propre valeur ajoutée en concevant de nouveaux rapports au service de l'ensemble de notre business ».

Lieneke Happel est également éloquente à l'égard de l'engagement de Dimensional Insight Pays-Bas : « Nous trouvons l'équipe très compétente. Nos relations préexistantes se sont nettement améliorées. Dimensional Insight comprend nos activités, nous challenge et partage notre objectif de résultats à long terme. Le succès de Whistl est leur succès ! »


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