Le big data améliore la chirurgie

Le centre médical Gwinnett (GMC) est une structure médicale de 553 lits près d’Atlanta. L'organisation emploie plus de 880 médecins et 5 500 collaborateurs. Elle compte plus de 30 000 visites d'hospitalisation et 630 000 visites ambulatoires chaque année. Les valeurs de GMC comprennent: la sécurité avant tout, le patient au centre de tout ce que fait l'hôpital, le respect de l'individu, la recherche de l'excellence, la promotion de changements positifs et le service à la communauté.

Dans le cadre de ses valeurs, GMC s’efforce d’identifier de nouveaux moyens plus efficaces d’atteindre ses objectifs en prenant des risques responsables, en faisant preuve de créativité, en continuant à apprendre et en collaborant.

Le challenge

GMC se situe dans une région où le marché des soins de santé est très concurrentiel. Cela signifie que le centre médical doit non seulement fournir des services médicaux de qualité irréprochable pour attirer les patients, mais également fournir à ses employés des avantages importants comme l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée. Les collaborateurs  veulent donc rester à l'hôpital et ne pas déménager dans l'une des nombreuses autres institutions de la région. GMC pense que des salariés heureux mènent à des patients heureux.

Avec l'ouverture de nombreux nouveaux centres chirurgicaux offrant des horaires plus réguliers, GMC doit trouver des moyens de doter ses blocs chirurgicaux de manière plus fiable. Les collaborateurs doivent mieux comprendre à quoi ressembleront leurs périodes de travail au lieu d’être surpris en fin de journée par un certain nombre "d'interventions complémentaires" (traumatismes ou chirurgies émergentes devant être effectués dans un laps de temps donné).

De plus, GMC doit pouvoir mesurer l'efficacité de ses blocs chirurgicaux. Est-ce que les opérations commencent à l'heure? Quelle est la durée totale de chaque opération? Quel est le délai d'exécution entre les procédures? L'hôpital souhaitait mieux comprendre ces paramètres pour améliorer l'expérience des médecins et trouver des opportunités de réduction des coûts associés aux inefficacités.

Enfin, GMC dispose de données provenant de plusieurs sources au sein de l’organisation. Cela inclut les données cliniques, financières et opérationnelles. L’hôpital a constaté qu’il était difficile de rassembler ces données et de s’assurer que chaque service examinait les mêmes données de la même manière.

GMC a mis en œuvre la plateforme Diver en 2015 afin de mieux comprendre ses données et de fournir aux utilisateurs des tableaux de bord pour une prise de décision améliorée. L’une des premières utilisations de Diver a été de soutenir un nouveau programme dans les quatre unités de soins intensifs au début de 2016. Diver a fourni à l’organisation une base de référence pour montrer les performances de l’hôpital et des différents médecins. Ils peuvent ensuite utiliser ces informations pour déterminer les meilleures pratiques et mesurer les performances des médecins.

Fort de son succès avec Diver, GMC a cherché en 2017 à étendre son implémentation d'analyse. Dimensional Insight avait introduit Measure Factory, qui fournit aux organisations des centaines de mesures. La confiance fournie par Measure Factory était essentielle.

Beth Grimes, directrice des analyses d'entreprise chez GMC : "Je souhaitais regrouper toutes nos analyses au même endroit. Ceci est important non seulement pour notre équipe data, mais aussi pour l'accès des utilisateurs. Si toutes les données se trouvent dans un seul système, nos utilisateurs peuvent très facilement accéder aux informations et les utiliser pour prendre des décisions.”

L'une des principales applications d'analyse de GMC se trouve dans le département de chirurgie. L'hôpital utilise la solution dédiée de Dimensional Insight, basée sur la technologie Diver. Surgery Advisor permet à GMC de mieux gérer l’efficacité de ses 35 salles d’opérations situées à deux endroits différents.

L'hôpital comprend bien le temps nécessaire pour les opérations prévues - ces interventions réservées à l'avance par les chirurgiens -, mais il doit mieux comprendre ses interventions chirurgicales complémentaires, qui sont celles devant être exécutées dans un laps de temps donné.

Greg Giddens, directeur des services chirugicaux explique : "on me demande d'examiner des paramètres indiquant comment je devrais recruter du personnel. Je dois m'assurer de disposer de la bonne quantité de ressources, qu'il s'agisse de personnel ou d'équipement, au bon moment de la journée. Et nous y parvenons en consultant les données de Surgery Advisor."

Grâce à Surgery Advisor, Greg Giddens et son équipe sont en mesure de comprendre et de prédire les interventions complémentaires en fonction des données déjà collectées. Cette compréhension lui permet de gérer de manière plus fiable le personnel des salles d'opération, et donc de  réduire le nombre de fois où il doit demander à ses collaborateurs de rester à la dernière minute. Ceci est essentiel pour la satisfaction du personnel. 

"Vous pouvez épuiser les employés si vous êtes en sous-effectif ou si vous gérez des ressources si nombreuses au mauvais moment que tout le monde est travaillent 10 ou 12 heures par jour. Surgery Advisor m'aide à mieux comprendre ce que nous faisons réellement en terme de volumes afin que nous puissions adapter les ressources à la charge de travail. Cela m'aide également à voir si j'ai besoin de préparer quelque chose différemment ou si je dois demander des employés supplémentaires dans certains domaines."

L'équipe de chirurgie est en mesure d'examiner les heures de début et de fin du processus dans Surgery Advisor. Cela aide l’organisation à déterminer si certains chirurgiens sont moins ponctuels lors du début des interventions chirurgicales et peut aider l’équipe à réaffecter les ressources en fonction des résultats réels. En vérifiant la durée totale des chirurgies, l'hôpital peut s'assurer qu'il facture et rembourse correctement le personnel.

Les résultats

Bien que GMC en soit encore aux premiers stades du déploiement de Measure Factory et de Surgery Advisor, les premiers résultats sont prometteurs. Beth Grimes affirme que la confiance dans les données fournies par Measure Factory est inestimable: 

"Measure Factory nous a permis de modifier l'utilisation des données. Le grand avantage est que nos utilisateurs sont maintenant en mesure de voir immédiatement les données. Ils n'ont pas besoin de manipuler et de gérer les informations, ils sont en mesure de les analyser, de dégager les tendances et de prendre des décisions plus rapidement."

Grâce à Surgery Advisor, GMC a été en mesure de recueillir des données précises sur les heures de début et de fin de la chirurgie, ainsi que sur les délais d’exécution. Cela a permis au centre médical d’avoir des discussions sur la manière d’accroître le nombre d'opérations à l’heure et d’obtenir des gains d’efficacité dans les salles d’opérations. Bien que GMC ne puisse pas anticiper complètement l'imprévu, les données ont permis de propulser l'hôpital vers son objectif d'avoir des collaborateurs satisfaits. Comme le dit Giddens, "un associé heureux vous apportera un patient heureux".

Et demain?

GMC envisage d'intégrer davantage de données dans Diver and Measure Factory pour disposer d'un emplacement central unique, à partir duquel les utilisateurs de l'ensemble de l'entreprise peuvent accéder à des données fiables et bien comprises.

Les données devraient permettre d'aider le groupe à comprendre comment faire face à une population croissante dans la région sans envoyer vers d'autres hôpitaux des patients toujours plus nombreux. Et comment gérer les temps d'attente aux urgences avec des contraintes de capacité? Ce sont quelques-unes des grandes questions auxquelles l'hôpital doit répondre.