technologie universiteComme toute organisation, les universités utilisent les données pour améliorer leurs performances mais font face à des défis uniques. En fonction de la configuration de sa technologie et de la disposition de ses bâtiments, une université peut être amenée à répartir la mise en œuvre de cette technologie dans plusieurs établissements et parfois plusieurs endroits. Voici trois éléments clés à garder en tête pour mettre en œuvre une technologie de grande envergure dans l'enseignement supérieur.

Un objectif global

Il est très important d’avoir un objectif général - un élément qui unit la diversité des départements de l’organisation. Cela en dit long sur la vision de leadership et donne le ton qui guide les décisions prises aux niveaux inférieurs. Pour Texas A&M, une récente transformation de la gestion de contenu électronique a été axée sur les économies : la technologie pour réduire les frais généraux et augmenter le budget pour l’enseignement, la recherche et la sensibilisation.

C'est un objectif que toute communauté universitaire peut atteindre. L’organisation a tiré parti de l’élan positif généré par la création d’un comité directeur. Cet élan s'est transmis à une communauté plus largepour recueillir des réactions et permettre d'atteindre cet objectif spécifique.

Une solution unique

La direction décide de l'outil mais une recommandation de toute l'équipe de l'université au début du processus peut permettre de gagner du temps et de l'argent. Les universités sont souvent confrontées à une situation dans laquelle chaque département adopte sa propre solution technologique, répondant parfois à l'objectif commun que le leadership a défini. Cette infrastructure technologique cloisonnée pose un problème lorsqu'une université tente d'organiser ces données en un seul endroit.

S'il est trop tard pour que toute l'organisation soit sur la même page en utilisant une seule technologie, il est important de trouver une solution compatible avec les nombreuses bases de données déjà en place, intégrant les données pour produire les résultats dont l'université a besoin. La gouvernance des données devient ici importante pour s'assurer que les mêmes chiffres, identifiés différemment dans des systèmes distincts, sont interprétés correctement lors de l'intégration.

Un processus à long terme

Comme pour toute mise en œuvre technologique majeure, l'installation initiale se révèle parfois la partie la plus facile. Certains des travaux les plus complexes surviennent ensuite: valider les données ou convaincre les utilisateurs de la véracité des données qu'ils étaient habitués à connaître sous une autres forme. Il faut déployer beaucoup d’efforts pour familiariser les utilisateurs avec la technologie, en particulier si elle est différente. Il est utile que des utilisateurs chevronnés, capables de former d’autres personnes sur le campus, déchargent le service informatique, qui est peut-être déjà surchargé par la finalisation de la mise en oeuvre d'une nouvelle solution.

Par exemple, chez Texas A&M, le chef de projet a associé les services communication et marketing de l’université et du fournisseur de gestion de contenu pour créer une marque identifiable pour le nouveau service. L'université a acquis une réputation de transparence et de communication ouverte avec les parties prenantes tout au long du processus, aidée en partie par le fait que toutes les équipes ont identifié des termes communs et des articles utiles pour fournir des informations sur le service.

En d’autres termes, il restait beaucoup à faire dans le domaine de la haute technologie…mais une petite communication à faible intensité technologique a beaucoup contribué à la réussite de ce travail.

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