Collecter les données, c'est bien mais il faut savoir les exploiter et les rendre intelligibles. De nombreux établissements d’enseignement supérieur ne savent pas vraiment comment utiliser au mieux leurs données. Dans certains pays européens, il existe une incitation financière automatique pour accompagner l’organisation data.
En Suède, l’éducation est financée par des fonds publics et chaque université reçoit des fonds du gouvernement en fonction du nombre d’étudiants inscrits. Tel est le cas à l’Université Dalarna, qui possède des campus sur deux sites suédois. Dalarna comptait environ 14 500 étudiants en 2017 et près de 60% de ses étudiants utilisaient Internet. Dalarna utilise la plateforme Diver pour organiser les données nécessaires au gouvernement.
L'organisation des données est la clé du succès
L'université suédoise est publique : le gouvernement paie pour chaque étudiant suédois ou européen inscrit et à chaque fois qu’il termine une année d'étude. Diver aide ainsi Dalarna à organiser les données relatives à l'achèvement des cours et aux étudiants inscrits, y compris le nombre d'étudiants étrangers hors Union européenne. Ces étudiants, qui représentent une petite fraction chaque année, paient leurs frais de scolarité.
Diver contribue à la rédaction d'un rapport annuel que Dalarna doit envoyer au ministère suédois de l'éducation. Le rapport comprend des statistiques, des rapports et des calculs de financement liés aux deux indicateurs clés : les étudiants inscrits et les cours suivis.
Mesurer les progrès
Dalarna utilise également Diver pour mesurer les progrès. Il comporte un certain nombre d'indicateurs de performance qui s'appliquent à différents niveaux - de l'université entière à chaque département, chaque programme ou chaque cours. Les KPI sont:
- Nombre annuel d'étudiants à temps plein
- Réussites annuelles aux examens
- Note de performance
- Nombre de candidats
- Résultat financier par rapport au budget
Tous ces indicateurs de performance clés ne sont pas utilisés de manière active, mais le fait qu’ils se trouvent dans le système est utile, d’autant plus que le gouvernement pourrait envisager des réformes et contraindre les universités à faire état de certains indicateurs. Les responsables de Dalarna ont également évoqué la possibilité d’un système d’alerte qui préviendrait les utilisateurs si un KPI ne fonctionnait pas normalement.
Planifier
Dalarna utilise Diver pour l'aider à planifier l’avenir. Les trois établissement intégrés dans l’université utilisent les informations de Diver pour planifier de futurs programmes et cours. Ils examinent les données actuelles et les historiques de Diver pour déterminer quels cours devraient être offerts. Cela a une incidence sur d’autres éléments, comme par exemple le nombre d’enseignants dont chaque département a besoin chaque année.
Comme avec n'importe quel outil de Business Intelligence, plus les gens de Dalarna l'utilisent et perçoivent ses capacités, plus ils sont intéressés pour étendre Diver. Alors qu'actuellement l’université transforme ses données en informations transmises au gouvernement, elle surveille en permanence la façon dont elle peut utiliser ces données pour améliorer ses programmes et son fonctionnement général.